-Se pretende reducir en 50% las tramitaciones.

- Facilita el acceso centralizado y ordenado de la información institucional.

Por Rolando Martínez Vergara (nota) y Andrés Poblete Vargas (foto).

Como un pilar estratégico para la gestión administrativa califica la abogada y Secretaria General de la Universidad de Magallanes, Anggie Flies, la implementación del Gestor Documental, un sistema que permite agilizar en línea los trámites documentales y reducirlas en un 50%.

Explica que el Gestor Documental representa un avance significativo en la forma de trabajar, alineado con los desafíos y exigencias actuales en materia de transparencia, eficiencia y sostenibilidad.

“Nuestra universidad, como muchas otras, genera un volumen importante de documentación, desde actas, decretos, resoluciones, convenios, investigaciones y trámites generales. Administrar estos documentos de manera tradicional no solo consume tiempo y recursos, sino que también puede dificultar el acceso oportuno a la información y poner en riesgo la trazabilidad de los procesos. Por eso, contar con un gestor documental eficiente es fundamental”, sostiene Anggie Flies.

El sistema facilita el acceso centralizado y ordenado de la información institucional. Esto permite que cada unidad pueda ingresar rápidamente a los documentos necesarios para tomar decisiones y responder a solicitudes, lo que se traduce en mayor agilidad y eficiencia en las tareas diarias.

El director de Informática de la UMAG, Claudio Osorio, explica que en términos cuantitativos se gana un ahorro, tanto económico, como de espacios en los servidores, dado que lo que hace este Gestor Documental es que permite visibilizar todos los documentos para toda la comunidad, a través de un enlace, no descargando el archivo. Hasta hace poco tiempo un archivo enviado por correo electrónico se reenviaba a muchos usuarios. Ello significa que un archivo de dos megas ocupa espacio de hasta 700 megas cuando es reenviado por cada una o uno de los usuarios. Ahora lo que se envía es un enlace, depositado en un solo lugar, donde cada persona puede acceder a través del enlace enviado por correo electrónico.

Asimismo, el Gestor Documental garantiza que cada documento esté resguardado bajo altos estándares de seguridad, con perfiles de acceso definidos para evitar que la información sea consultada por personas no autorizadas. Además, los respaldos automáticos aseguran que la documentación esté siempre disponible, incluso ante fallas técnicas o incidentes inesperados.

“Gracias a esta herramienta, avanzamos hacia una universidad más moderna, eficiente, segura y sostenible, que pone al servicio de todos un sistema que refleja nuestro compromiso con la excelencia”, recalca Anggie Flies.